VITAMINA C
CODICE ETICO

Ultimo aggiornamento ed approvazione: 30 settembre, 2022

INDEX

Premessa

Mission e Vision di Vitamina C

Principi etici: overview 

Principi etici: detaglio

Disposizioni transitorie e finali

 

PREMESSA

Vitamina C (di seguito anche solo ‘l’Agenzia’), fondata a Torino nel 2003, è una ditta individuale, la cui titolarità è in capo a Claudia Vianino, che si occupa di comunicazione, pubbliche relazioni e ufficio stampa in favore di clienti privati, organizzazioni e singoli individui, che operino o vogliano operare nel mondo dello sport ed in particolare degli sport outdoor, come il ciclismo, il running, lo sci e gli sport di montagna, oltre che nel settore dei viaggi, camping, fitness e varie attività all’aria aperta.

L’offerta dei prodotti e servizi dell’Agenzia comprende tre macro-sezioni: ufficio stampa (relazioni con i media, online e offline, sia tradizionali sia nuovi media), copywriting (redazione di contenuti per finalità di comunicazione in senso lato, giornalismo pubblicitario, web writing etc), social media management (gestione della comunicazione social dei clienti dell’Agenzia).

L’attività può anche estendersi agli eventi (progettazione, realizzazione, coordinamento) e alla consulenza di marketing e comunicazione strategica (redazione di piani di comunicazione con azioni ed interventi sul breve e lungo periodo).

L’Agenzia ha l’importante compito di ‘comunicare’ le imprese, le Istituzioni, gli individui che a lei si affidano, con efficacia, efficienza, tempestività. Verità, trasparenza, chiarezza, concisione, correttezza, guidano ogni azione dell’Agenzia, evitando l’inganno e la manipolazione delle informazioni che le vengono affidat

Vitamina C consapevole che l’adozione di un Codice Etico sia di primaria importanza per l’espletamento della propria attività lavorativa, ha ritenuto di sancire in modo chiaro l’insieme dei valori aziendali che ispirano l’Agenzia.

MISSION & VISION DI VITAMINA C

I principi sanciti in questo Codice Etico sono vincolanti e devono essere osservati da tutti i Destinatari e, in ogni caso, da tutti coloro i quali, nell’ambito dell’Agenzia, ricoprano funzioni di rappresentanza, amministrazione o direzione, o che esercitino, anche di fatto, la gestione e il controllo, da tutti i dipendenti, senza eccezione alcuna, da coloro che cooperino e collaborino con essa – a qualsiasi titolo – nel perseguimento della Mission aziendale e per chiunque intrattenga con essa rapporti d’affari (ad esempio, fornitori, consulenti, partner commerciali, ecc,).

Vitamina C si impegna a diffondere il presente Codice Etico, affinché sia portato a conoscenza di tutti i Destinatari, nonché a garantire adeguata formazione sui suoi contenuti.

L’Agenzia si impegna ad osservare fedelmente le disposizioni del presente Codice Etico e a svolgere le proprie attività con la massima diligenza, professionalità e affidabilità, promuovendo costantemente un comportamento corretto e decoroso nei rapporti con clienti, fornitori e partner e tutelando la reputazione e l’immagine di Vitamina C nonché generando valore etico, economico, sociale e costruendo valore economico e ambientale a lungo termine.

 

La Vision dell’Agenzia, che lavora nel mondo dello sport e delle attività outdoor, è essere proattiva, tempestiva ed energetica, come è il suo pay-off “the communication energizer”.

​PRINCIPI ETICI: OVERVIEW

• Rispetto delle disposizioni normative applicabili in Italia e in ogni altro Paese in cui operano i Destinatari

• Trasparenza nei confronti di tutti i portatori di interesse (cc.dd. stakeholder), cioè di tutti gli individui, gruppi di individui o istituzioni i cui interessi sono influenzati in modo diretto o indiretto dallo svolgimento delle attività aziendali (e.g., Clienti, dipendenti, collaboratori, fornitori, investitori, Pubblica Amministrazione, ecc.)

• Responsabilità verso la collettività che, anche in maniera indiretta, può essere influenzata nel suo sviluppo economico e sociale dalle attività dell’Agenzia

• Tutela della sicurezza e della salute, dell’integrità fisica e morale nonché dei diritti di dipendenti e collaboratori di cui si impegna a valorizzarne le capacità professionali

• Protezione e salvaguardia dell’ambiente in tutte le sue componenti

• Rifiuto di comportamenti che, pur finalizzati al raggiungimento di un risultato coerente con l’interesse dell’Agenzia, presentino aspetti non compatibili con i principi sanciti nel presente Codice Etico e con l’impegno di Vitamina C a rispettare le disposizioni normative applicabili, nonché le regole comportamentali e procedurali adottate.

 

I Destinatari del Codice Etico inoltre, si impegnano a:

• Rispettare usi e costumi locali tutelando e preservando le ‘diversità’ e arginando ogni forma di discriminazione

• Sostenere, rispettare e garantire la libertà di riunione, di informazione, di parola, di critica e di cronaca, la libertà dei media, equiparabili ai clienti dell’Agenzia in quanto essenziali per la pratica delle PR e della comunicazione.

• Promuovere una comunicazione veritiera e basata sui fatti

• Promuovere il rispetto delle leggi dettate in materia di privacy e data protection come meglio disciplinate nell’apposita policy di Vitamina C

• Evitare situazioni anche potenziali di conflitto di interesse

• Garantire nella comunicazione elevati standard di performance, professionalità ed etica, anche grazie a percorsi di formazione e ricerca

• Agire nel rispetto dei competitor e dei clienti evitando condotte di concorrenza sleale

• Mantenere indenne e fortificare con il proprio agire la reputazione dell’Agenzia stessa, delle persone che vi lavorano o collaborano, nonché degli stessi clienti rifiutando di aderire a campagne di pr contrarie ai valori di Vitamina C, all’ordine pubblico, alla morale.

• Rispettare il diritto d’autore e più in generale la proprietà intellettuale

• Rispettare e tutelare i consumatori, uniformandosi alla normativa vigente in materia (Codice del Consumo) evitando messaggi fuorvianti o ingannevoli

 

I Destinatari conformano la propria condotta ai suddetti Principi come declinati nei seguenti paragrafi del presente Codice Etico. In nessun caso la convinzione di agire nell’interesse o a vantaggio dell’Agenzia può giustificare comportamenti contrari agli stessi.

 

PRINCIPI ETICI: DETTAGLIO

• Legalità - Tutti i comportamenti nell’ambito delle attività lavorative svolte per conto o nell’interesse di Vitamina C sono improntati al più rigoroso rispetto delle leggi nazionali, comunitarie e internazionali vigenti e applicabili all’Agenzia o nella gestione dei rapporti con la stessa

• Prevenzione della corruzione - L’Agenzia promuove - e richiede - il rispetto dei principi e delle norme anticorruzione ad essa applicabili. È proibita la corruzione in tutte le sue forme ed è promosso il pieno rispetto dei principi di integrità, correttezza, imparzialità, legalità

• Prevenzione del conflitto di interessi - I Destinatari operano con imparzialità nell’interesse esclusivo di Vitamina C, assumendo le decisioni con responsabilità, trasparenza e secondo criteri di valutazione oggettivi, evitando situazioni ove siano, o possano anche solo apparire, in conflitto d’interessi. In ipotesi di conflitto di interessi, anche solo potenziale, i Destinatari informano senza indugio il Titolare dell’Agenzia

• Professionalità e affidabilità - Vitamina C svolge la propria attività in conformità con i più elevati standard di comportamento etico-professionale. I Destinatari sono chiamati a svolgere le attività di propria competenza con un impegno adeguato alle responsabilità loro affidate, tutelando la reputazione dell’Agenzia e dei clienti

• Concorrenza sleale - L’Agenzia crede in una sana e leale concorrenza, nonché in un mercato competitivo e agisce nel rispetto della normativa antitrust. Vitamina C rifiuta pratiche collusive, comportamenti ostruzionistici e la diffusione di informazioni false, ingannevoli, distorte o denigratorie in ordine ad un concorrente o ai suoi servizi. Sono, pertanto, vietati comportamenti ingannevoli. A tale fine, l’Agenzia si astiene dal porre in essere atti che possano integrare forme di concorrenza sleale

• Riservatezza e tutela dei dati personali - L’agenzia tutela la confidenzialità delle informazioni che costituiscono patrimonio aziendale, o comunque delle informazioni o dei dati personali di terzi in proprio possesso, nella più rigorosa osservanza della legislazione vigente anche in materia di tutela dei dati personali. L’obbligo di riservatezza si estende, pertanto, oltre ai dati aziendali che non siano già pubblici e alle modalità di gestione dei processi aziendali, anche alle informazioni relative a clienti, fornitori e partner commerciali, di cui l’Agenzia acquisisce e tratta i dati personali. Nessun Destinatario può trarre vantaggi di alcun genere, diretti o indiretti, dall’utilizzo di informazioni riservate o di dati personali, acquisiti in occasione delle attività svolte per Vitamina C, né comunicare dette informazioni ad altri o raccomandare o indurre altri all’utilizzo delle stesse. Nella comunicazione a terzi delle informazioni, ove necessario o consentito per ragioni professionali, deve essere espressamente dichiarato il carattere confidenziale dell’informazione e richiesta l’osservanza dell’obbligo di riservatezza al terzo (Non Disclosure Agreement). Nel caso di accesso a informazioni di tipo elettronico protette da password, queste ultime possono essere conosciute esclusivamente dai soggetti assegnatari, che hanno l’obbligo di custodirle accuratamente e di non divulgarle. Vitamina C al fine di tutelare al meglio detti diritti ha adottato una Privacy Policy, resa pubblica sul sito dell’Agenzia e consegnata e sottoscritta da ogni suo dipendente e collaboratore.

• Valore della persona e delle risorse umane - Le risorse umane rappresentano per Vitamina C un asset prezioso per lo sviluppo e la crescita dell’Agenzia, che tutela il valore della persona umana e non tollera condotte discriminatorie, moleste e/o offensive, basate su età, sesso, orientamento sessuale, razza, colore, lingua, nazionalità, opinioni politiche e sindacali, convinzioni religiose, stato civile e familiare, disabilità, informazioni genetiche o su altre caratteristiche personali non attinenti al lavoro. Nella selezione e gestione del personale, Vitamina C adotta criteri di pari opportunità, di merito e di valorizzazione delle capacità, competenze e potenzialità dei singoli individui. L’Agenzia sostiene la parità di genere e la piena partecipazione in egual misura di tutte le persone – indipendentemente dal genere e dal sesso di appartenenza – alla vita e/o alle scelte aziendali, ritenendoli elementi essenziali per costruire una società inclusiva

• Sicurezza sul lavoro - Vitamina C promuove la salute e la sicurezza sul lavoro dei propri dipendenti e di tutti coloro che accedono ai propri uffici e ambienti di lavoro e si impegna a garantire condizioni di lavoro rispettose della dignità individuale, promuovendo uno stile di vita sano ed un giusto equilibrio tra vita privata e lavoro. Gli ambienti di lavoro sono resi sempre sicuri e salubri, e dotati di dispositivi di depurazione dell’aria per eliminare muffe, funghi, virus e batteri.

• Tutela dell’ambiente e del patrimonio culturale - Nella gestione delle attività aziendali, Vitamina C tiene in massima considerazione la salvaguardia dell’ambiente e del patrimonio culturale, perseguendo il miglioramento delle condizioni ambientali e la tutela dei beni culturali e paesaggistici della comunità in cui opera, nel pieno rispetto della normativa vigente. L’Agenzia in particolare si impegna attivamente per ridurre con il proprio lavoro l’impatto sull’ambiente, promuovendo, tra l’altro, azioni finalizzate alla differenziazione nella raccolta, al riciclo e al corretto smaltimento dei rifiuti, riducendo al minimo l’uso di stampanti (dotate di toner e cartucce riciclati), il consumo di carta (quella in uso all’Agenzia è carta riciclata), e utilizzando penne ottenute dal riciclo di materiali plastici. A titolo d'esempio:

• I cartoni e gli imballaggi vengono il più possibile riciclati e – pur nel rispetto del corretto decoro del pacco – riutilizzandoli per l’invio dei campioni in test ai vari giornalisti.

• Nei servizi igienici vengono utilizzate solo carta igienica e salviette monouso di tipo eco-natural.

• Ogni dipendente e collaboratore riceve in regalo ogni anno una borraccia, per la corretta idratazione quotidiana e soprattutto, per il riuso, a scapito di bottigliette mono-uso.

Infine, l’Agenzia favorisce in tutti i modi possibili il ridotto consumo di energia.

Contrasto ai fenomeni di riciclaggio e autoriciclaggio - Vitamina C richiede massima trasparenza nelle operazioni commerciali e nei rapporti con i terzi, nel pieno rispetto delle normative, nazionali e internazionali, in tema di lotta al fenomeno del riciclaggio. Tutte le transazioni finanziarie trovano adeguata giustificazione nei rapporti contrattuali e vengono effettuate mediante mezzi di pagamento che ne garantiscono la tracciabilità. I Destinatari non possono di conseguenza avviare rapporti d’affari per conto dell’Agenzia con partner, clienti, fornitori o terzi che non diano garanzie di onorabilità, non godano di buona reputazione o il cui nome sia associato a vicende connesse a riciclaggio o, in generale, ad attività criminose di qualsiasi genere.

Omaggi e liberalità - L’Agenzia non offre né accetta regali di qualsiasi genere ed entità, finalizzati ad ottenere vantaggi o favori di qualsivoglia natura; in particolare, non offre né accetta regali durante una contrattazione commerciale, una gara d’appalto o la presentazione di un’offerta. Piccoli omaggi o cortesie, forme di ospitalità o elargizioni in natura possono essere consentiti, solo se autorizzati dal Titolare dell’Agenzia e debitamente documentati. Essi devono essere tali da non venire interpretati, in alcun modo, come finalizzati ad ottenere vantaggi e favori in modo improprio.

Tutela dei beni aziendali - I beni aziendali devono essere utilizzati operando con diligenza, responsabilmente e al fine di garantire la tutela e l’integrità degli stessi. L’utilizzo dei beni aziendali per esigenze personali o estranee a ragioni di servizio deve essere previamente autorizzato dal Titolare dell’Agenzia.

Tutela della proprietà industriale e intellettuale - Vitamina C assicura, in attuazione del principio di osservanza delle leggi, il rispetto delle norme interne, comunitarie e internazionali poste a tutela della proprietà industriale e intellettuale, garantendo la protezione di marchi, i diritti d’autore, i segreti commerciali e i brevetti propri e di terzi. In particolare, tutela il proprio ampio database Media, che rappresenta la base dell’attività dell’Agenzia e non deve essere duplicato, venduto, esportato, regalato, fotografato o copiato, nemmeno in parte. È fatto espresso divieto, inoltre, di utilizzare il know-how o i diritti d’autore dell’Agenzia per scopi diversi da quelli stabiliti dai relativi accordi o regolamenti. Senza previa e specifica autorizzazione del Titolare, dipendenti e collaboratori dell’Agenzia non possono utilizzare per fini personali i risultati ottenuti dall’Agenzia, (compresa ad es. la pubblicazione di tali risultati su siti web, social network, e simili), nemmeno se questi sono stati realizzati grazie al lavoro del dipendente o del collaboratore.

Utilizzo delle apparecchiature e dei sistemi informatici - Tutti gli utenti autorizzati all’uso delle apparecchiature e dei sistemi informatici dell’Agenzia sono chiamati al rispetto delle disposizioni normative vigenti e non possono porre in essere condotte che possano danneggiare, alterare, deteriorare o distruggere i sistemi informatici o telematici, i programmi e i dati informatici, dell’Agenzia o di terzi; sono vietate condotte di accesso abusivo ai sistemi informatici, acquisizione o cessione di codici di accesso a sistemi informatici o telematici protetti. È fatto divieto di utilizzare le apparecchiature e i sistemi informatici aziendali, per finalità contrarie a norme di legge, all’ordine pubblico o al buon costume, nonché per commettere o indurre alla commissione di reati o comunque all’odio razziale, all’esaltazione della violenza, ad atti discriminatori o alla violazione di diritti umani.

Qualità dei servizi resi - L’Agenzia pone la massima attenzione alla qualità dei servizi resi. I Destinatari sono, pertanto, chiamati a fornire informazioni veritiere, precise ed esaurienti circa la qualità e tipologia dei servizi da rendere.

• Trasparenza e correttezza nella gestione delle informazioni - Vitamina C ritiene che la trasparenza delle informazioni rappresenti un valore irrinunciabile, cui uniforma la propria attività lavorativa anche per ciò che concerne la tenuta della propria contabilità. Nella gestione delle attività dell’Agenzia i Destinatari sono tenuti a rendere, anche all’esterno, informazioni trasparenti, veritiere, complete e accurate, astenendosi dal diffondere notizie false o porre in essere operazioni simulate.

Rapporti con clienti, fornitori, partner - Vitamina C mira alla massima soddisfazione dei propri clienti garantendo loro professionalità, disponibilità e tempestività. La scelta dei fornitori e la determinazione delle relative condizioni d’acquisto sono rimesse alle funzioni aziendali competenti che agiscono sulla base di criteri obiettivi e imparziali, fondati in prevalenza sulla valutazione della affidabilità, qualità, efficienza ed economicità. In ogni caso, l’Agenzia richiede che i fornitori operino in conformità a tutte le leggi applicabili, incluse, in via esemplificativa, le leggi sull’impiego relative al lavoro dei minori, agli stipendi minimi, ai compensi per lavoro straordinario, alle assunzioni e alla sicurezza sul lavoro. Anche la scelta di eventuali partner commerciali ricade su operatori che rispondono a criteri di eticità, affidabilità, buona reputazione, credibilità nel mercato di riferimento e serietà professionale.

Rapporti con istituzioni e altre organizzazioni - I rapporti con le Istituzioni sono improntati al massimo rigore, alla trasparenza e alla correttezza nel rispetto dei ruoli istituzionali. Non sono ammesse contribuzioni, dirette o indirette, a partiti, sindacati, esponenti/candidati politici ovvero ad eventi con finalità politiche né finanziamenti o comunque relazioni con organizzazioni, associazioni o movimenti nazionali o esteri che perseguano, direttamente o indirettamente, finalità vietate dalla legge, contrarie all’etica o all’ordine pubblico ovvero che violino i diritti fondamentali della persona

Rapporti con la Pubblica Amministrazione - I rapporti e le relazioni con le PP.AA. con i PP.UU. e, in ogni caso, qualsiasi rapporto di carattere pubblicistico sono ispirati alla più rigorosa osservanza delle disposizioni normative applicabili e dei principi di trasparenza, onestà e correttezza. I Destinatari non devono influenzare impropriamente le decisioni dei funzionari che trattano o decidono per conto della P.A. La gestione dei rapporti con i funzionari, esponenti o rappresentanti della P.A. è in ogni caso riservata al Titolare dell’Agenzia. È fatto espresso divieto ai Destinatari offrire o elargire benefici finanziari, omaggi o altre utilità, personali e non, per favorire o ricompensare decisioni favorevoli all’Agenzia, e in ogni caso riconoscere benefici tali da ingenerare, in un terzo imparziale, dubbi in merito alla relativa correttezza o adeguatezza. È fatto divieto di utilizzare nei rapporti con la P.A. documenti contenenti dati non veritieri ovvero omettere informazioni rilevanti al fine di ottenere, nell’interesse di Vitamina C, contributi o finanziamenti nazionali o comunitari. Non è consentito utilizzare eventuali contributi pubblici ricevuti per scopi difformi da quelli per cui sono stati assegnati. È fatto divieto di sfruttare relazioni esistenti o asserite con un pubblico ufficiale o con un incaricato di un pubblico servizio al fine di farsi dare o promettere indebitamente denaro o altro vantaggio patrimoniale come corrispettivo per la mediazione illecita nei confronti del pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio, ovvero per remunerarlo in relazione al compimento di un atto contrario ai doveri di ufficio, o anche all’omissione o ritardo di un atto del suo ufficio. Le visite ispettive da parte delle autorità di controllo e i rapporti con l’autorità giudiziaria devono essere gestiti in uno spirito di collaborazione, correttezza e trasparenza, con divieto assoluto di ostacolare il regolare svolgimento dell’attività di verifica attraverso occultamento o distruzione di documentazione.

DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI

 

Segnalazioni

Il Titolare dell’Agenzia ha il compito di vigilare sull’osservanza del presente Codice Etico. Ciascun Destinatario potrà rivolgere eventuali dubbi in merito alla sua interpretazione al Titolare dell’Agenzia e potrà segnalare violazioni o presunte violazioni delle prescrizioni del presente Codice Etico, di cui venga a conoscenza nell’ambito dei rapporti in essere con Vitamina C. Le segnalazioni devono essere effettuate mediante comunicazione diretta al seguente indirizzo di posta elettronica, dedicato alle segnalazioni whistleblowing: claudia.v@vitaminac.net

Sarà garantita massima riservatezza dell’identità del segnalante nelle attività di gestione delle segnalazioni. In ogni caso, il segnalante non subirà alcuna azione ritorsiva né sarà in alcun modo discriminato nei rapporti con Vitamina C, per aver segnalato in buona fede una violazione, avvenuta o presunta, del Codice Etico.

Conseguenze in caso di violazione

L’inosservanza del Codice Etico costituisce inadempimento alle obbligazioni derivanti dal rapporto di lavoro e nei casi più gravi può condurre il Titolare dell’Agenzia all’adozione di sanzioni anche di carattere disciplinare. Ove la violazione del presente codice Etico venga posta in essere dalle terze parti i Titolare dell’Agenzia potrà esperire ogni rimedio di natura contrattuale (previsti in apposite clausole inserite nei contratti, per esempio il recesso e la risoluzione) ovvero, nei casi più gravi, di natura risarcitoria.

 

Diffusione del Codice Etico

Vitamina C si impegna a dare la massima diffusione al Codice Etico nei confronti di tutti i Destinatari anche tramite pubblicazione sul proprio sito internet www.vitaminac.net